Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

sohavest — IT-Systemhaus
Inhaber: Danny Pech
Postweg 2, 66636 Tholey
E-Mail: info@sohavest.de

Eine gesetzliche Verpflichtung zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten besteht nicht. Für datenschutzrechtliche Anfragen wenden Sie sich an die o. g. Kontaktdaten.

2. Zweck der Verarbeitung & Rechtsgrundlagen

taxhosting.de ist eine geschlossene mandantenfähige Rechnungssoftware. Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt ausschließlich

• zur Bereitstellung und zum sicheren Betrieb der Anwendung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Vertragsdurchführung sowie lit. f — berechtigtes Interesse an einem stabilen, sicheren Dienst),
• zur Erfüllung steuer- und handelsrechtlicher Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. §§ 147 AO, § 257 HGB sowie GoBD),
• auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), soweit eine solche ausdrücklich erteilt wurde (z. B. für den freiwilligen Paperless-Versand).

3. Server-Logs & Hosting

Die Anwendung wird auf Servern der dogado GmbH in Deutschland betrieben. Beim Aufruf jeder Seite werden technische Zugriffsdaten in Server-Logs gespeichert:

• IP-Adresse (gekürzt zur Auswertung)
• Datum & Uhrzeit des Zugriffs
• Aufgerufene Ressource / URL
• Statuscode & übertragene Datenmenge
• Referrer-URL und User-Agent (Browser-Kennung)

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Sicherheit, Fehlersuche, Schutz vor Angriffen).
Speicherdauer: 7–30 Tage. Eine Zusammenführung mit anderen Datenquellen erfolgt nicht.

4. Cookies & Sessions

Die Anwendung setzt ausschließlich technisch notwendige Cookies (Art. 25 Abs. 2 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Es werden keine Tracking-, Analyse- oder Marketing-Cookies eingesetzt.

Alle Cookies werden mit den Flags Secure, HttpOnly und SameSite=Lax gesetzt.

5. Anwendungsdaten (Buchhaltung)

Innerhalb der Anwendung werden — je nach Eingabe durch den jeweiligen Mandanten — folgende Datenkategorien verarbeitet:

• Kundenstammdaten: Firma, Inhaber/Ansprechpartner, Adresse, Land, USt-ID, ggf. E-Mail-Adresse, Zahlungsbedingungen.
• Artikelstammdaten: Artikelnummer, Bezeichnung, Kategorie, Preis.
• Belege: Rechnungen, Gutschriften und Lieferscheine mit Positions- und Mengendaten, Beleg- und Liefer-Datum, Status, Nummern.
• Benutzerdaten: Benutzername, Anzeigename, gehashtes Passwort (bcrypt), Zeitpunkt des letzten Logins.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsdurchführung) und lit. c DSGVO (gesetzliche Aufbewahrungspflicht).
Eine strikte Mandantentrennung wird durchgesetzt: Daten eines Mandanten sind ausschließlich für Benutzer dieses Mandanten zugänglich.

6. Paperless-Versand & Magic-Link

Wenn im Kundenstamm eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist, kann auf Lieferscheinen ein QR-Code gedruckt werden, über den der Empfänger seine zugehörige Rechnung paperless herunterladen kann.

Beim Scannen des QR-Codes wird

• ein einmaliges, kryptografisch zufälliges Token (256 Bit Entropie) erzeugt,
• ein Magic-Link per E-Mail an die hinterlegte Adresse versandt (Versand über den Mailserver des Hosters dogado),
• die IP-Adresse des Anforderers und der Sendezeitpunkt zur Missbrauchsprävention protokolliert.

Das Magic-Token ist 15 Minuten gültig und nur einmal verwendbar. Nach Klick auf den Link wird eine kurzlebige Download-Sitzung erstellt; der Token verfällt sofort serverseitig (One-Time-Use).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsdurchführung — Übermittlung des Belegs) und lit. f DSGVO (Sicherheit der elektronischen Kommunikation).

7. ZUGFeRD-PDF & DATEV-Export

Aus Belegen werden auf Anforderung folgende Dateien erzeugt:

• ZUGFeRD-PDF (Factur-X / EN 16931): PDF/A-3 mit eingebetteter strukturierter XML-Rechnung. Verarbeitung lokal auf dem Server. Keine Übermittlung an Dritte.
• DATEV-CSV-Export (EXTF): Buchungsstapel für Steuerberater. Wird vom Mandanten manuell heruntergeladen und weitergegeben.

Es findet keine automatische Datenübertragung an Steuerberater, DATEV-Server oder Behörden statt.

8. Schriftarten (selbstgehostet)

Wir verwenden die Schriftarten Inter, Fraunces und JetBrains Mono (jeweils Open-Source-Lizenz: SIL Open Font License). Diese werden ausschließlich von unserem eigenen Server ausgeliefert. Es findet keine Verbindung zu Google Fonts oder anderen externen CDN-Anbietern statt — Ihre IP-Adresse wird in diesem Zusammenhang nicht an Dritte übertragen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer einheitlichen, lesbaren Darstellung).

9. Auftragsverarbeiter

Folgende Dienstleister verarbeiten in unserem Auftrag personenbezogene Daten (Art. 28 DSGVO):

• dogado GmbH, Antonio-Segni-Straße 11, 44263 Dortmund — Webhosting, Mailversand, Datenbank.

Mit allen Auftragsverarbeitern bestehen schriftliche Auftragsverarbeitungsverträge nach Art. 28 DSGVO.

10. Speicherdauer

• Belege (Rechnungen, Gutschriften, Lieferscheine): 10 Jahre gemäß § 147 AO bzw. § 257 HGB.
• Kunden- und Artikelstammdaten: bis zur Löschung durch den Mandanten oder Vertragsende, unter Beachtung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen für belegbezogene Daten.
• Magic-Tokens: 15 Minuten; nach erstem Abruf sofort invalidiert.
• Download-Sessions: 10 Minuten.
• Server-Logs: 7–30 Tage, danach automatische Löschung.

11. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben jederzeit das Recht auf

• Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten (Art. 16 DSGVO),
• Löschung, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht (Art. 17 DSGVO),
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Datenübertragbarkeit in einem strukturierten, gängigen, maschinenlesbaren Format (Art. 20 DSGVO),
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Basis berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO),
• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Anfragen richten Sie bitte an die unter Ziffer 1 genannte Adresse.

12. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Zuständig für den Verantwortlichen ist:

Unabhängiges Datenschutzzentrum Saarland
Fritz-Dobisch-Straße 12
66111 Saarbrücken
Webseite: datenschutz.saarland.de (öffnet in neuem Tab)

13. Änderung dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, sobald sich rechtliche Anforderungen oder die Funktionsweise der Anwendung ändern. Die jeweils aktuelle Fassung ist unter /datenschutz.php abrufbar.